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ビジネス文書：お礼状
お礼状とは、感謝の気持ちを伝える文書のこと。日常生活においても、様々なシーンでお祝いやご祝儀を頂いた際、送って頂いた方・その物や金品に対して感謝の意を表して書かれます。また、入院中のお見舞いなどの御礼としてもお礼状をお返しする場合があります。また、何か形に残るものを頂いた場合ではなくても温かい言葉を頂いた際などにお礼状をお返しするのも、こちらの感謝の意が上手く伝わるので良いでしょう。
ビジネス文書としてのお礼状の場合、仕事に関しての訪問先や出張先へのお礼状や新規契約などのお礼状、販売協力のお礼状があります。基本的にプリントとして多数の方に見て頂く機会のあるものがビジネス文書と考えて良いでしょう。
お礼状は、基本的な形はあるものの、その場面場面で記載する故、内容が違ってきます。勿論、お送りする相手の方との関係も重要になってくるでしょう。ビジネス文書としてのお礼状の場合、特別丁寧な感謝の意を表すのがマナーです。
例えば販売協力のお礼状の場合であれば、時候の挨拶の後、
先日、○○にて行われました当社の企画キャンペーンに際しまして
ご理解と絶大なお力添えを頂きました事、心より御礼申し上げます。
お陰様で、企画も大いに成功し、
この先に繋がる大きな結果を出す事が出来ました。
社員一同、心より御礼申し上げます。
今後とも、貴社のご理解とご協力のほど
宜しくお願いいたします。
略筆ではありますが、企画の成功のご報告と
その際にお力添え頂いた事への御礼を、ここに申し上げます。
といったまとめ方が適当です。
ビジネス文書：メールについて
情報化社会と言われる現代では、ビジネス文書の世界でも変化がおきています。すなわち、これまで書面でのやり取りが当たり前だったビジネス文書が、電子メールの普及に伴い、ビジネスメールに取って代わられつつあるのです。現在では、ビジネスメールの書き方やマナーなどを身に付けることは、ビジネスマン求められる最低限の能力の一つになってきています。
それではメールでのビジネス文書作成における注意点とはどのようなことなのでしょうか。
メールは、あて先や文頭の決まり文句、末尾の署名などを簡潔にし、ビジネスシーンでふさわしいものにしましょう。メールだからといって、顔文字などの使用は厳禁です。メールという形であっても、ビジネス文書にかわりはないのです。またメールの本文ではスペースは十分空けて、見やすいメールを目指すと良いでしょう。
またビジネスメールは通常のビジネス文書以上に活用することができます。
例えば自分と相手という1対1のやりとりではなく、関連者やお互いの上司にもコピーを送付しておくと、報告を兼ねることはもちろんですが、自分の仕事やメールの重要さをアピールすることができます。メールのコピー(一般的にはCCと呼ばれます)を関連者にも送付すれば、年少だったり、取引関係などで自分が下でも、会社の一員としてこの仕事を責任持ってやっているというバックアップになります。
また口頭で受けた指示や、会議の内容についてメールでまとめて確認したり、結果について報告すれば、お互いの認識の確認にもなり、ビジネスマンとして確実な仕事の姿勢とマナーを印象付けることができるのです。
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